Mag. Manfred Oberdorfer, Leiter der Fundusverwaltung in der Grazer Oper, suchte schon in den 90er Jahren nach einer modernen Lösung, um seinen Fundus besser überblicken zu können. In Dr. Georg Fritsch, heute Geschäftsführer von FRT, fand er den richtigen Partner.
Gemeinsam entwickelten Sie eine Kostümverwaltungssoftware, mit deren Hilfe mittlerweile ca. 120.000 Kostümdatensätze verwaltet werden. Dabei griff man auf vorhandene Datenbestände zurück, die migriert wurden. Mittels Barcodeleser und eingenähten Etiketten wurden die Kostüme neu angelegt und in weiterer Folge bei Verleih oder Verkauf ein- und ausgelesen. Jedes Kostüm kann auch mithilfe von Fotos gefunden werden. Die ursprüngliche Lösung beinhaltete ausschließlich die Verwaltung des Kostümfundus. Mittlerweile gibt es jedoch mehrere Versionen, mit denen sich auch Requisiten und Kulissen, Scheinwerfer und Lampen, Noten und Partituren und ein Vorstellungsarchiv verwalten lassen. Am Theater Graz werden heute alle seit 1900 gespielten Aufführungen, das sind hunderttausende Datensätze, in diesem Vorstellungsarchiv verwaltet.
Daneben bietet das System der Grazer Oper eine Vielzahl weiterer Funktionen, wie die Ausgabe an verschiedene Spielstätten, einen Privatverleih mit Aus- und Rückgabeschein, Verleihrechnungslegung und Mahnwesen, ein Verkaufsmodul sowie ein Auswertungssystem, das vom Rechnungsjournal bis zur Inventarisierung viele Informationen zur Verfügung stellt. Diese Daten können auch nach Word oder Excel transportiert werden, bzw. gedruckt werden.
Da jeder Fundus seine eigene Struktur hat und aus mehreren Lagerplätzen besteht, legte man besonders Wert darauf, dass die Fundusstruktur erhalten bleibt, die Arbeitschritte aber beschleunigt und die Ressourcen transparenter wurden. Zusätzlich können sich auch internationale Kostümbildner über die eingelagerten Kostüme informieren.
Auch wenn Auswertungen nur ein Nebenprodukt dieses Programms sind, so zeigen sie doch die komplexe Datenerfassung und die Möglichkeiten, die damit verbunden sind.
Dies alles ist das Resultat einer Entwicklung, die parallel zum Arbeitsablauf stattfand. Die Aufgaben, direkt aus dem Bedarf des Bühnenalltages formuliert, wurden umgesetzt und, wenn nötig korrigiert. Und das ist die Stärke von PROFundus, die man an der GrazerOper besonders zu schätzen weiß. Nicht der Arbeitsablauf wird angepasst und verändert, sondern bestimmte organisatorisch und historisch gewachsene Bedingungen nahmen und nehmen Einfluss auf das Programm.