Manfred Oberdorfer, direttore del Fondo all'Opera di Graz, era già negli anni ´90 alla ricerca di una soluzione più adeguata ai tempi, per avere una panoramica dei materiali scenici conservati in magazzino. Finchè non trovò il partner che faceva per lui, il Dr. Georg Fritsch, oggi amministratore di FRT.
Insieme hanno sviluppato un software capace ormai di gestire 120.000 record circa di costumi di scena. Si è attinto a inventari di dati preesistenti che sono stati migrati. Tramite lettore di codice a barre ed etichette cucite sui costumi si è creato un nuovo registro dati per poi effettuare la lettura in memoria dei dati per il noleggio o la vendita. I costumi si possono trovare anche con l'aiuto di foto. La soluzione originaria conteneva esclusivamente la gestione del Fondo per i costumi di scena. Tuttavia ci sono ormai più versioni con le quali si fanno gestire anche gli accessori di scena e le scenografie, i riflettori e le luci, le note e le partiture e un archivio delle produzioni. La gestione in questo archivio interessa oggi tutte le messeinscena a partire dal 1900, che sono centinaia di migliaia di record di dati.
Lo spettro di funzionalità del sistema gestionale all'Opera di Graz comprende anche il prestito a diverse sedi, un noleggio a privati con ricevuta di avvenuto noleggio e avvenuta restituzione, la rendicontazione dei noleggi e il sistema recupero crediti, un modulo per le vendite come pure un sistema di analisi che mette a disposizione molte informazioni dal Libro Giornale all'Inventarizzazione. Questi dati si possono poi anche trasferire in formato Word o Excel e stamparli.
Avendo ogni Fondo una propria struttura e consistendo di più depositi, si è tenuto particolarmente a mantenere intatta tale struttura, a velocizzare le fasi di lavoro e ad avere maggiore trasparenza nel reperimento delle risorse. In più i costumisti internazionali possono informarsi sui costumi presenti in magazzino.
Anche se le analisi sono solo un prodotto secondario di questo programma mostrano però la complessa elaborazione dati e le possibilità ad essa connesse. Tutto ciò è il risultato di uno sviluppo che è proceduto parallelo al workflow. I compiti formulati partendo direttamente dalle richieste della realtà quotidiana del palcoscenico, sono stati realizzati e se necessario corretti. E questo è il cavallo di battaglia di PROFundus cheall'Opera di Graz sanno particolarmente apprezzare. Adeguato e mutato non viene tanto il workflow quanto piuttosto sono determinate condizioni consolidatesi a livello organizzativo e storico che hanno influito e infuiscono sul programma.